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REGIME DE CAIXA E COMPETÊNCIA

1  Apuração da Base de Cálculo do SIMPLES NACIONAL – Regime de Caixa ou de Competência

A receita bruta para a apuração da base de cálculo do Simples Nacional poderá ser determinada pela receita bruta total mensal auferida (Regime de Competência) ou recebida (Regime de Caixa), conforme opção feita pelo contribuinte, ou seja, se optar pelo “regime de caixa” a receita proveniente de operações, cujo valor seja recebido a prazo, ou em parcelas, poderá ser computada na base de cálculo do Simples Nacional somente no mês do efetivo recebimento, e pelo “regime de competência” as receitas são computadas na base de cálculo do Simples Nacional no próprio mês da venda ou da prestação do serviço, independentemente de seu recebimento.

O valor apurado pelo Regime de Caixa servirá exclusivamente para a apuração da base de cálculo mensal, e o valor apurado pelo Regime de Competência servirá para as demais finalidades, como a determinação dos limites e sublimites, bem como da alíquota a ser aplicada sobre a receita bruta recebida no mês.

A opção pelo regime de caixa tem se demonstrado vantajosa para contribuintes que recebem valores parcelados, que tem inadimplência alta e ou que demoram a receber suas receitas como, por exemplo, venda para órgãos públicos. Isso ocorre em virtude do cálculo do simples nacional ser postergando para momento do recebimento, melhorando desta forma o fluxo de caixa da empresa.

No entanto, a opção pelo regime de caixa requer mais controle, pois a necessidade de apurar e informar tanto as vendas efetuadas por competência, como também os valores recebidos em cada mês, conforme demonstraremos a seguir.

1.1  Opção pelo Regime de Caixa ou de Competência

A opção pelo regime de caixa ou de competência deverá ser realizada, no aplicativo do PGDAS-D disponibilizado no Portal do Simples Nacional, conforme regras abaixo:

I – Empresas já em atividades: a opção será realizada no momento do cálculo do Simples Nacional do mês de novembro de cada ano-calendário, com efeitos para o ano-calendário subsequente;

II – Empresas em início de atividades: a opção será realizada no cálculo do Simples Nacional do primeiro mês, com efeitos para o próprio ano-calendário e em novembro para o ano-calendário subsequente, ou seja, nesse ano fará duas opções.

III – Empresas em início de atividades no mês de dezembro: Na hipótese em que a ME ou EPP em início de atividade, com início dos efeitos da opção pelo Simples Nacional no mês de dezembro, a citada opção, relativa ao ano-calendário subsequente, deverá ser realizada quando da apuração dos valores devidos relativos ao mês de dezembro, ou seja, neste mês deverá realizar duas opções, uma para ano-calendário de início de atividades e outro para o ano-calendário subsequente.

O aplicativo PGDAS-D não permitirá o cálculo sem que a opção tenha sido efetuada, ou seja, sem a devida opção não é possível prosseguir no cálculo.

A opção será irretratável para todo o ano-calendário, uma vez efetuada a opção pelo regime de caixa, a alteração para o regime de competência só será possível no ano seguinte. É de fundamental importância que a empresa faça uma análise sobre qual das duas opções trará melhor resultado custo X benefício.

NOTA 1: Vale salientar, que, a ME ou EPP tributada pelo regime de caixa não poderá consignar no documento fiscal o crédito do ICMS, ficando impedida de fornecer o crédito de ICMS ao adquirente de suas mercadorias e ou produtos.

NOTA 2: Para a optante pelo Simples Nacional tributada pelo regime de caixa, o valor a ser deduzido nas devoluções limita-se ao valor efetivamente devolvido ao adquirente.

1.2  Regime de Caixa – Determinação de alíquotas, limites e sublimites

A ME ou EPP que tenha optado pelo regime de caixa, além da receita recebida no mês (regime de caixa), deverá informar no PGDAS-D o valor da receita bruta auferida na forma do regime de competência, pois, essa informação é necessária para a determinação dos limites e sublimites, bem como da alíquota a ser aplicada sobre a receita bruta recebida no mês.

Assim, a pessoa jurídica optante do Regime de Caixa deve apurar o valor de receita bruta pelos dois regimes: pelo Regime de Competência e pelo Regime de Caixa e se não houver valor a ser informado digitar 0,00, pois os campos não podem ficar em branco.

Por outro lado, alguns contribuintes têm equivocadamente, quando optado pelo Regime de Caixa, não informado os valores das receitas apuradas pelo Regime de Competência, ou seja, informam o valor = 0,00, pois entendem que o regime de caixa não precisa informar as receitas por competência. Isso é um gravíssimo erro, pois o regime de competência tem como um dos objetivos determinar a RBT12, que por sua vez, determina a alíquota que será aplicada no PGDAS. Assim a ausência da receita por competência tem como consequência redução da alíquota, gerando cálculo do Simples Nacional a menor do que o devido.

Ao determinar que os limites e sublimites de faturamento e a alíquota para o cálculo do Simples Nacional serão determinados pelo valor da receita bruta auferida na forma do regime de competência, pode-se dizer que é possível que tenhamos, em determinada empresa, aplicação de alíquotas maiores em decorrência do faturamento auferido, mas ainda não recebido.

Vale salientar que a adoção do regime de caixa pela ME ou EPP não a desobriga de manter em boa ordem e guarda os documentos e livros previstos da Resolução CGSN nº 140/2018, inclusive com a discriminação completa de toda a sua movimentação financeira e bancária, constante do Livro Caixa.

1.2.1  Estudo de caso:
A Distribuidora de alimentos escolares Ltda, que tenha atividade de revenda de mercadorias sem ST/trib. monofásica (Anexo I), e que tenha feito em novembro de 2017 a opção pelo regime de caixa para ano calendário de 2018. Realizou as seguintes operações:
a) Em 10/06/2018 vendeu um produto por R$ 70.000,00 com vencimento em 10/07/2018;
b) Em 20/06/2018 fez uma venda de R$ 30.000,00 com vencimento 15/07/2018 e 15/08/2018;
c) Em 26/06/2018 outra venda por R$ 60.000,00 que foi pago à vista.
d) Em 30/06/2018 recebeu um valor de R$ 50.000,00 de uma venda realizada em maio/2018.

Calcule o SN do mês de junho/2018, sabendo que a RBT12 é de R$ 800.000,00; que a alíquota nominal (Aliq.N) da faixa é de 10,70% e que o valor da parcela a deduzir (PD) da formula é de R$ 22.500,00;

RESPOSTA:
Receita por competência: R$ 160.000,00 (70.000,00 + 30.000,00 + 60.000,00)
Receita pelo Regime de caixa: R$ 110.000,00 (60.000,00 + 50.000,00)
RBT12 = R$ 800.000,00

> Primeiro Passo: Para cálculo do Simples Nacional primeiramente se calcula a alíquota efetiva aplicando a fórmula abaixo:

RBT12  x  Aliq. N – PD
             RBT12

Alíquota Efetiva = ((R$ 800.000,00 x 10,70%) – R$ 22.500,00) / R$ 800.000,00
Alíquota Efetiva = 7,89%

>  Segundo Passo: Cálculo do Simples Nacional junho 2018:

Simples Nacional = Receita pelo regime de caixa x Alíquota Efetiva

Simples Nacional = R$ 110.000,00 x 7,89%;

Simples Nacional = R$ 8.679,00.


1.3  Regime de Caixa – Parcelas com Vencimento Posterior a Dezembro do ano Seguinte – Reconhecimento antecipado:

Nas prestações de serviços ou operações com mercadorias a prazo, a parcela não vencida deverá obrigatoriamente integrar a base de cálculo dos tributos abrangidos pelo Simples Nacional até o último mês do ano-calendário subsequente àquele em que tenha ocorrido a respectiva prestação de serviço ou operação com mercadorias.

No que tange a este dispositivo, temos que o mesmo traz limitações no prazo a ser considerado no regime de caixa, ou seja, na prática, dependendo do mês que se realize a venda, o prazo máximo pode variar entre 12 e 23 meses.

1.3.1 Estudos de Casos:
a)
Considerando que uma pessoa jurídica efetuou vendas de mercadorias a prazo em janeiro/2017, com prazo de 23 parcelas mensais. Neste caso, a última parcela vencerá em dezembro/2018. Assim, todas as parcelas estão sujeitas ao regime de Caixa, pois, a última parcela vencerá no último mês do ano-calendário subsequente àquele em que tenha ocorrido a respectiva venda de mercadorias. Neste caso, o último mês do ano-calendário subsequente será dezembro/2018.

b) Considerando que uma pessoa jurídica efetuou vendas de mercadorias a prazo em dezembro/2017, com prazo de 18 parcelas mensais. Neste caso, a última parcela vencerá em junho/2019. Assim, as parcelas vencíveis até o último mês do ano-calendário subsequente, neste caso até dezembro/2018 estão sujeitas ao regime de Caixa e as parcelas vencíveis de janeiro a junho de 2019 serão tributadas antecipadamente juntas com os recebimentos de dezembro/2018.

NOTA: O mesmo não acontece com parcelas não recebidas por inadimplência, estas só poderão ser oferecidas a tributação quando realmente forem recebidas.

1.4  Regime de Caixa – Encerramento de Atividades, Retorno ao Regime de Competência e Exclusão do SIMPLES NACIONAL

A receita auferida e ainda não recebida deverá integrar a base de cálculo dos tributos abrangidos pelo Simples Nacional, nas seguintes situações e prazos:

I – se a pessoa jurídica encerrar sua atividade – o prazo para o reconhecimento de receita e o devido cálculo dos tributos será no mês em que ocorrer o evento;
II – se a pessoa jurídica retornar ao regime de competência – o prazo para o reconhecimento de receita e o devido cálculo dos tributos será no último mês de vigência do regime de caixa;
III – se a pessoa jurídica for excluída do Simples Nacional – o prazo para o reconhecimento de receita e o devido cálculo dos tributos será no mês anterior ao dos efeitos da exclusão.

1.5   Regime de Caixa – Excesso de Sublimites com Continuidade do Regime de Caixa

Vejamos agora, qual o procedimento no caso da receita bruta acumulada no ano-calendário ultrapasse quaisquer dos sublimites estaduais (R$ 1.800.000,00 ou R$ 3.600.000,00) em mais de 20% e houver a continuidade do Regime de Caixa, nesse caso, temos que a receita auferida e ainda não recebida deverá integrar a base de cálculo do ICMS e do ISS no mês anterior ao dos efeitos do impedimento.

Em face disso, seu recolhimento deve ser feito diretamente ao respectivo ente federado, na forma por ele estabelecida, mediante aplicação dos percentuais efetivos máximos relativos ao ICMS ou ao ISS, calculados de acordo com as tabelas dos anexos I, II, III, IV e V da Resolução CGSN nº 140/2018.


1.6  Regime de Caixa
– Registro dos Valores a Receber

A ME ou a EPP que optar pelo regime de caixa para a apuração de receita, toma para si, várias obrigações e controles, um destes controles é o registro dos valores a receber, no modelo constante do Anexo IX à Resolução CGSN nº 140/2018, vide item 1.6.1, no qual constarão, no mínimo, as seguintes informações, relativas a cada prestação de serviço ou operação com mercadorias a prazo:

I – número e data de emissão de cada documento fiscal;
II – valor da operação ou prestação;
III- quantidade e valor de cada parcela, bem como a data dos respectivos vencimentos;
IV – a data de recebimento e o valor recebido;
V – saldo a receber;
VI – créditos considerados não mais cobráveis.

Na hipótese de haver mais de um documento fiscal referente a uma mesma prestação de serviço ou operação com mercadorias, estas deverão ser registradas conjuntamente.

1.6.1 Regime de Caixa – Registro dos Valores a Receber – Anexo IX da Resolução CGSN nº 140/2018

A seguir o modelo de registro dos valores a receber, constante do Anexo IX da Resolução CGSN nº 140/2018:


1.7  Regime de Caixa –
Créditos Considerados não mais Cobráveis

A ME ou EPP deverá apresentar à administração tributária, quando solicitados, os documentos que comprovem a efetiva cobrança dos créditos considerados não mais cobráveis previstos no item 29.5 inc. VI. Portanto, não é só a empresa desistir do crédito, ela tem que tomar uma das providencias consideradas meios de cobrança, quais sejam:

I – notificação extrajudicial;

II – protesto;

III – cobrança judicial;

IV – registro do débito em cadastro de proteção ao crédito.


1.8  
Regime de Caixa – Registro dos Valores a Receber por meio de Cheques

O registro de valores a receber também se aplica para os valores decorrentes das prestações e operações realizadas por meio de cheques:
a) quando emitidos para apresentação futura, mesmo quando houver parcela à vista;
b) quando emitidos para quitação da venda total, na ocorrência de cheques não honrados;
c) não liquidados no próprio mês.

1.9 Regime de Caixa – Prestações e Operações realizadas por meio de Administradoras de Cartões de Crédito e Débito

Fica dispensado do registro de valores a receber em relação às prestações e operações realizadas por meio de administradoras de cartões, inclusive de crédito, desde que a ME ou a EPP anexe ao respectivo registro os extratos emitidos pelas administradoras relativos às vendas e aos créditos respectivos.


1.10 Regime de Caixa – Adiantamentos, Venda para entrega Futura

Os adiantamentos recebidos de clientes, mesmo na opção pelo regime de caixa, não compõem a base de cálculo do Simples Nacional, por não se enquadrar no conceito de Receita.

Os valores recebidos somente compõem a base de cálculo do Simples Nacional quando forem decorrentes da venda de bens ou direitos ou da prestação de serviços reconhecidas quando do faturamento, da entrega do bem ou do direito ou à proporção em que os serviços forem efetivamente prestados, o que primeiro ocorrer.


1.11  Regime de Caixa – Desconsideração de Ofício

A opção pela tributação por meio do regime de caixa será desconsiderada de ofício, no caso de não cumprimento das regras de registro dos valores a receber dispostas no item 1.6.1.

Nesse caso, os tributos abrangidos pelo Simples Nacional deverão ser recalculados pelo regime de competência, sem prejuízo dos acréscimos legais correspondentes.


1.12  
Regime de Caixa – Crédito de ICMS – Impossibilidade

É importante salientar, que a ME ou EPP optante pelo “regime de caixa” para a apuração da base de cálculo do Simples Nacional, quando na venda de mercadorias ou produtos, não poderá conceder nem destacar crédito de ICMS no documento fiscal para o adquirente.